【これであなたも説明上手！】相手の関心を引く説明をするためのテクニック

「自分の話に相手が関心を持ってくれない」…

というお悩みを抱えているかもしれませんね。

このような悩みを解消するために、この記事では、説明の際に相手の関心を引きつけるテクニックについて解説します。

説明の目的を意識する
説明する内容の構成を考える
説明の途中経過を確認する
まとめ

相手の関心を引きつける説明ができれば、以下のようなメリットがあります。

相手が自分の話に集中し、理解を深める助けになる
円滑なコミュニケーションを実現し、相手との良好な関係を築ける
自分の意見や提案が相手にとって魅力的に映り、影響力が高まる

それでは、一緒に学んでいきましょう!!

説明の目的を意識する

相手の関心を引く説明を行うためには、説明の目的を意識することが大切です。

以下では、説明の目的を意識するための具体的な方法をご紹介します。

それでは、各ポイントについて詳しく見ていきましょう。

相手の求めている情報を推測する

説明を行う際、その目的を常に意識することが大切です。

説明の主な目的は、何かを相手に理解してもらうことです。

そのため、相手がどのような情報を求めているのかを見極めることが大切となります。

例えば、顧客への製品説明の場面を考えてみましょう。

顧客が何を求めているのか、どのような問題を抱えているのかを理解し、それに基づいて製品の特徴や使い方を説明することで、顧客は関心を持って話を聞いてくれるでしょう。

このように、相手が求めている情報を的確に把握し提供することで、説明の目的を果たすことができます。

これは、説明の目的を常に意識する上で欠かせない要素となります。

相手の既存の知識や理解度を把握する

説明を行う際、相手の既存の知識や理解度を把握することが大切です。

以下に、相手の前提知識を整理するための具体的な方法を3つ紹介します。

相手が既にどの程度の概念、用語、経験を理解しているかを把握する
相手が理解しやすいレベルで説明するために、どのように話を進めるべきかを考える
具体的な質問を通じて、相手がどの程度の知識を持っているかを確認する。

例えば、プレゼンテーションや講演の場においては、聴衆の既存の知識を考慮することが大切です。

そのような前提知識をもとに、分かりやすい言葉遣いや具体例を用いて説明を行うことで、聴衆の関心を引くことが可能となります。

以上のことから、説明の目的を意識するために、相手の前提知識を整理することが大切です。

AIDMA（アイドマ）のフレームワークで説明の目的を整理する

説明の目的を整理するためには、マーケティングの世界でよく使われるAIDMA（アイドマ）のフレームワークを利用すると効果的です。

AIDMAは、5つのステップの頭文字をつなげたものです。

A（Attention：注目）：相手に注目してもらうこと
I（Interest：興味）：相手の興味を引くこと
D（Desire：欲求）：相手が自分自身に関連性を感じるようにすること
M（Memory：記憶）：説明の内容を相手に覚えてもらうこと
A（Action：行動）：相手が何らかの行動を起こすように促すこと

これらのステップを意識することで、説明の目的をより具体的に捉え、相手に対して効果的な説明を行うことが可能となります。

説明する内容の構成を考える

相手の関心を引く説明を行うには、情報をどのように構成するかが大切になります。

以下では、説明する内容を効果的に構成するための手法についてご紹介します。

それでは、具体的なステップを一緒に見ていきましょう。

説明を通じて何を達成したいのかを明確にする

説明の内容を構成する際には、何を達成したいのかを明確にすることが大切です。

これにより、以下のようなメリットがあります。

必要な情報を整理し、適切な順序で提示することができる
自分が伝えたいメッセージが相手により理解されやすくなる
説明の全体像をイメージしやすくなり、相手が説明を受け入れやすくなる

たとえば、顧客に製品を説明する場面を考えてみましょう。

ここでの最終的な目的は、「顧客が納得して製品を購入すること」です。

この目的を起点に、説明の内容を構成していくことが大切です。

このように、説明を通じて何を達成したいのかを明確にすることは、説明の内容を効果的に構成するための重要なステップとなります。

事実と解釈を明確に分ける

説明の内容を構成する際には、「事実」と「解釈」を明確に区別することが大切です。

「事実」とは、証拠やデータに基づいて確認できる状態や出来事のことを指します。

これは客観的なもので、誰が見ても同じ認識を持つものです。

一方、「解釈」とは、情報や事実を受け取り、それを理解するための思考のプロセスを指します。

これは個々の主観に基づいて形成されるため、同じ情報や事実でも人によって解釈が異なることがあります。

事実と解釈を明確に分けることで、相手にとって理解しやすい説明を行うことが可能となります。

もし、事実と解釈を一緒にしてしまうと、客観的な根拠に主観が混ざり込み、情報の信頼性が低下し、誤解を生む可能性があります。

したがって、事実と解釈を明確に区別することは、説明の内容を適切に構成するために重要なステップとなります。

情報を詰め込みすぎない

説明の内容を構成する際には、「情報を過剰に詰め込まない」ことが大切です。

情報を詰め込みすぎると、以下のような問題が生じます。

相手の理解が追いつかず、伝えたいメッセージがうまく伝わらない
重要なメッセージが情報過多により埋もれてしまう
何に注目すべきかがわからなくなり、相手が注意深く聞かなくなる

説明の目的は何よりも「相手に理解してもらう」ことです。

そのため、相手がより理解しやすいように、伝える情報を厳選することが大切です。

情報の量よりも、その質や伝えるべき内容の選択に焦点を当てることで、効果的な説明を行うことが可能です。

これらを踏まえ、情報を過剰に詰め込まないことは、説明の内容を適切に構成するための重要なポイントとなります。

説明の途中経過を確認する

相手の関心を引くための説明を行う際には、途中で相手の理解度を確認することが大切です。

以下では、説明の途中で理解度を確認するための具体的な方法をご紹介します。

それでは、一緒に詳しく見ていきましょう。

一定の間を設けて相手の理解度を確認する

説明の途中経過を確認するためには、「一定の間を設けて相手の理解度を確認する」ことが大切です。

説明の途中で一定の間を設けることにより、以下のようなメリットがあります。

相手の理解度を観察し、説明の内容や伝え方を適宜修正することが可能となる
相手が説明の内容を理解するための時間を確保でき、その結果、情報が記憶に定着しやすくなる
相手の理解度に合わることができ、相手がより積極的に理解を深ようと聞いてくれる

例えば、複雑な内容を説明する場合や新しい概念を導入する場合、重要なポイントごとに一時停止を入れ、相手に理解を深める機会を与えることが大切です。

さらに、適切なタイミングで「分かりますか？」や「何か疑問はありますか？」といった質問を投げかけ、相手が理解しているかを確認することも大切です。

以上により、一定の間を設けて相手の理解度を確認することは、効果的な説明を行うための重要なステップとなります。

自分の説明と相手の認識にズレがないことを確認する

説明の途中経過を確認するためには、「自分の説明と相手の認識にズレがないか」を確認することが大切です。

「自分の説明と相手の認識にズレがないか」を確認するためには、以下のことを意識すると良いでしょう。

相手の言葉の裏にある意図や感情を推測する
相手が話す内容を要約し、自分の言葉で再度説明する
相手のボディランゲージや表情を観察する。

確認をすることで、以下のようなメリットがあります。

認識のズレによる問題を早期に解消することができる
相手の認識レベルや興味を考慮して説明を調整することが可能になる
相互理解が深まり、意見の一致や共感を得ることが容易になる

このように、自分の説明と相手の認識にズレがないことを確認することは、説明の途中経過を適切に確認し、効果的な説明を行うための重要なステップとなります。

単調な説明にならないように心がける

説明の途中経過を確認するためには、「単調な説明にならないように工夫する」ことが大切です。

単調な説明の例として、以下のような特徴を持つ説明が考えられます。

専門家が非専門家に対して、専門的な用語だけを並べて説明する場合　
例: 「この新製品はクアッドコアプロセッサ、DDR4メモリ、NVMe SSDを搭載しています。」
重要なポイントが埋もれてしまうほど、細かすぎる情報を詳述する場合
例: 「このプロジェクトは、第一段階ではAチームとBチームがそれぞれの業務を担当し、第二段階ではAチームのメンバーが毎週月曜日から金曜日の9時から17時まで取り組みます。」
重要なポイントや背景を説明せず、情報をただ列挙するだけの場合。 　
例: 「新製品は7月20日発売、価格は税込み5000円、色は青、黒、赤の3色展開です。」

これらの単調な説明は、聞き手の注意力を下げてしまい、効果的な説明につながらない可能性があります。

それを防ぐためには、説明に興味を引く要素を取り入れたり、聞き手にとって重要でない情報は省略するなど、メリハリのある説明を心がけることが大切です。

これらのポイントを銘記し、単調な説明を避けることは、説明の途中経過を適切に確認し、効果的な説明を行うための重要なステップとなります。